Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną i skorzystać ze wsparcia w 2025 roku?

Może pomyślałeś kiedyś: „Chciałbym zatrudnić osobę z orzeczeniem, ale obawiam się dodatkowych obciążeń i skomplikowanych formalności”. Spokojnie… To wcale nie jest tak trudne, jak Ci się wydaje. Na rok 2025 przepisy jasno określają, jakie prawa i obowiązki masz jako pracodawca. Wskazują też jakie wsparcie dostaniesz od państwa.

W tym artykule przeprowadzę Cię krok po kroku przez cały proces, jak zatrudnić osobę niepełnosprawną. Od podjęcia decyzji o poszukiwaniu kandydatów, przez formalności, aż po korzyści, jakie możesz osiągnąć.

Dlaczego warto zatrudniać osoby niepełnosprawne?

Zacznę od początku. Twojej pierwszej myśli o zatrudnieniu pracownika z orzeczeniem i obaw przed dodatkowymi wyzwaniami. Chcę pokazać Ci, że danie szansy mniej typowym kandydatom, przyniesie korzyść dla Twojej firmy i zespołu. Przekonuję się o tym codziennie w mojej pracy.

Jakich skutków możesz oczekiwać?

1. Zyskujesz pracownika. Wiele osób z niepełnosprawnością szczególnie docenia stabilne zatrudnienie. Efekt? Mniejsza rotacja, większe zaangażowanie i lepsza atmosfera w zespole.
2. Otrzymujesz wsparcie finansowe. Zatrudniając pracownika z orzeczeniem, możesz liczyć na dofinansowanie jego pensji z PFRON — od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie. Przykład? Firma handlowa z Poznania obniżyła całkowity koszt zatrudnienia recepcjonistki z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności o 40%.
3. Poprawiasz wizerunek swojego biznesu. Coraz więcej klientów patrzy na to, z kim robią interesy. Pokazując, że Twoja firma nie tylko „sprzedaje”, ale też działa odpowiedzialnie społecznie, zyskujesz zaufanie i sympatię.
4. Dajesz komuś szansę. To nie patos. To fakt. Zatrudniając, zmieniasz czyjąś codzienność, dajesz niezależność, rozwój i poczucie bycia potrzebnym. A to satysfakcja, której nie da się wycenić.

Jak znaleźć odpowiedniego kandydata z niepełnosprawnością?

Może Ci się wydawać, że rekrutacja osób z niepełnosprawnością jest trudniejsza niż standardowa. To błąd. W praktyce masz do dyspozycji wiele prostych sposobów, które ułatwią Ci cały proces.

Dobrym punktem startowym jest współpraca z urzędami pracy i fundacjami wspierającymi niepełnosprawnych. To właśnie tam znajdziesz kandydatów gotowych do podjęcia zatrudnienia. Kolejną opcją są portale internetowe, które specjalizują się w ogłoszeniach dla tej grupy. Dzięki nim Twoje ogłoszenie trafi bezpośrednio do osób, które mają orzeczenie i naprawdę szukają pracy.

Najefektywniej zadziałasz jednak zwracając się do profesjonalnej agencji pracy ds. zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Jak przebiega rekrutacja osoby niepełnosprawnej?

Zakładam, że najpierw zechcesz spróbować samodzielnie pozyskać pracownika. Podejdź do tego świadomie. Każdy kandydat powinien być oceniany pod kątem kompetencji i doświadczenia, a nie ograniczeń zdrowotnych.

Jak możesz zadziałać w praktyce krok po kroku?

1. Przygotowanie ogłoszenia o pracę i dostosowanie narzędzi aplikacji
   Upewnij się, że napisałeś je prostym językiem i zawarłeś informacje o otwartości firmy na osoby niepełnosprawne. Zwróć uwagę, by formularz był dostępny, np. dla osób korzystających z czytników ekranowych.
2. Rozmowa kwalifikacyjna i ocena kompetencji
   Tu liczy się elastyczność. Jeśli kandydat porusza się na wózku, zorganizuj spotkanie w miejscu pozbawionym barier architektonicznych lub zaproponuj rozmowę online. Skup się na jego umiejętnościach, doświadczeniu i motywacji. Nie zakładaj z góry, że niepełnosprawność oznacza brak możliwości.
3. Decyzja i onboarding
   Jeśli kandydat zostaje zatrudniony, zadbaj o to, by pierwszy dzień w pracy był dobrze zaplanowany i wolny od barier.

Pamiętaj
Wystarczy krótka informacja, by kandydat z niepełnosprawnością poczuł się zaproszony do aplikowania. Napisz, jakie obowiązki czekają na pracownika, jakie wsparcie oferujesz i jakie udogodnienia są dostępne w firmie.

Jakie formalności musisz spełnić przy zatrudnianiu niepełnosprawnych?

Wybrałeś kandydata. Teraz masz kilka dodatkowych kroków do wykonania. Wiem, że to nie jest skomplikowane. Najważniejsze jest, żebyś od początku działał zgodnie z przepisami. Pamiętaj o kilku ważnych szczegółach [patrz źródła 1. Ustawa…].

1. Umowa
   Możesz oczywiście zatrudnić niepełnosprawnych na umowę o pracę, zlecenie czy dzieło. Jeśli jednak chcesz skorzystać z dofinansowania z PFRON, wybierz umowę o pracę to ona daje szansę na wsparcie.
2. Orzeczenie
   Pracownik musi dostarczyć ważne orzeczenie o stopniu niepełnosprawności. Bez tego nie ruszysz z żadnym wnioskiem o dofinansowanie ani ulgę.
3. Zgłoszenia ZUS i PFRON
   Standardowo zgłaszasz pracownika do ZUS (formularz ZUA lub ZZA). Jeśli korzystasz z dofinansowania, zgłaszasz zatrudnienie również do PFRON (najlepiej przez system SODiR). Pamiętaj o terminach!

Jak wygląda wsparcie finansowe dla pracodawcy w 2025 roku?

Kiedy zatrudniasz osobę z niepełnosprawnością dostajesz dodatkowe szanse. Możesz liczyć na wsparcie finansowe PFRON i ulgi.

Jakie kwoty dofinansowania wynagrodzeń z PFRON obowiązują w 2025?

Najważniejsze jest dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wysokość tej pomocy zależy od stopnia niepełnosprawności osoby, którą zatrudniłeś. Podpowiem Ci: im wyższy stopień i dodatkowo schorzenie specjalne, tym większe wsparcie [patrz źródła 2. Dofinansowanie…].

Tabela. Kwoty dofinansowania wynagrodzeń z PFRON 2025

Z powyżej tabeli wynika, że jeśli zatrudnisz osobę ze znacznym stopniem niepełnosprawności, możesz otrzymać kilka tysięcy złotych miesięcznie dopłaty do jej pensji. To sprawia, że koszt zatrudnienia takiego pracownika jest niższy niż w przypadku osoby bez orzeczenia.

Kiedy pracodawca zyskuje ulgi we wpłatach PFRON?

Ulgi we wpłatach na PFRON są szczególnie ważne dla firm powyżej 25 pracowników zatrudniających mniej niż wymagany odsetek osób z niepełnosprawnościami. Zatrudniając choć jedną taką osobę, możesz zmniejszyć automatycznie wysokość tych opłat. Kiedy osiągniesz zaś wymagany wskaźnik 6% wpłaty zredukujesz całkowicie [patrz źródła 5. MRiPS…].

Czy PFRON pokrywa koszty dostosowania stanowiska?

Adaptacja oznacza wydatki. Więc nie zapominaj o refundacji kosztów dostosowania stanowiska pracy czy zakupu sprzętu ułatwiającego wykonywanie obowiązków [patrz źródła 5. MRiPS…]. Wiele firm korzysta właśnie z tego rozwiązania, gdy wprowadza np. specjalistyczne oprogramowanie, dodatkowe oświetlenie czy ergonomiczne biurka. Możesz dostać na ten cel do 20-krotności przeciętnego wynagrodzenia [patrz źródła 7. PFRON…].

Jak przygotować stanowisko pracy dla osoby z niepełnosprawnością?

W tym rodzaju zatrudnienia musisz zadbać o to, aby stanowisko pracy było wygodne i bezpieczne. Nie panikuj… Często wystarczą drobne udogodnienia. Nie oznaczające ogromnych kosztów czy skomplikowanych zmian. W praktyce dostosowanie stanowiska może oznaczać różne działania [patrz źródła 6. IPiSS…], np.: instalację programów powiększających ekran czy syntezatorów mowy dla osób niewidomych, zapewnienie regulowanego biurka i fotela dla pracownika z problemami ruchowymi, przygotowanie miejsca parkingowego blisko wejścia, poprawę oświetlenia i akustyki w biurze.

Dobrze jest też przeanalizować przestrzeń pod kątem typowych barier. Czy drzwi są wystarczająco szerokie, czy łazienka jest dostosowana, czy pracownik ma swobodny dostęp do kuchni czy sali konferencyjnej.

Przykłady adaptacji stanowisk pracy?

✅Jeśli zatrudniasz osobę poruszającą się na wózku, ważne jest, by miała łatwy dostęp do biurka, toalety czy kuchni.
✅W przypadku pracownika z wadą wzroku może pomóc specjalistyczne oprogramowanie albo oznaczenia w alfabecie Braille’a.
✅Z kolei osoby z problemami słuchu docenią pętle indukcyjne lub komunikację mailową zamiast telefonicznej.

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownika z niepełnosprawnością?

Decydując się na zatrudnienie osoby niepełnosprawnej, bierzesz na siebie pewne obowiązki, które wynikają z prawa pracy [patrz źródła 1. Ustawa…]. Ich celem jest zapewnienie równych szans i niezbędnych warunków pracy.

Przede wszystkim musisz pamiętać o:

1. Dostosowaniu stanowiska pracy.
2. Przestrzeganiu norm czasu pracy – osoby ze znacznym i umiarkowanym stopniem mają prawo do krótszego dnia pracy (7 godzin dziennie, 35 godzin tygodniowo).
3. Dodatkowej przerwy.
4. Zapewnieniu dodatkowych 10 dni urlopu.
5. Dbanie o równe traktowanie.
6. Możliwości korzystania z rehabilitacji w godzinach pracy.

Najczęstsze błędy pracodawców i jak ich uniknąć

Wielu pracodawców zaczyna z dobrymi chęciami, ale… po drodze popełnia proste błędy. Przygotowałam dla Ciebie ich listę. Sprawdź, jak nie wpaść w te same pułapki i z nich wydostać się.

1. Brak wiedzy o przysługujących ulgach i dofinansowaniach.  Wielu przedsiębiorców nie orientuje się, że mogą otrzymać nawet kilka tysięcy złotych miesięcznie dopłaty do wynagrodzenia pracownika z orzeczeniem. W efekcie firma sama finansuje koszty, które mogłyby być pokryte z funduszu.
   Rozwiązanie? Zawsze sprawdzaj aktualne stawki dofinansowań na stronie PFRON lub skorzystaj z pomocy doradcy.
2. Skupienie wyłącznie na niepełnosprawności. Niektórzy pracodawcy zbyt mocno koncentrują się na ograniczeniach zdrowotnych, zamiast na kompetencjach. To prowadzi do pominięcia wartościowych kandydatów.
   Rozwiązanie: prowadź rekrutację jak zawsze i oceniaj doświadczenie, kompetencje i motywację.
3. Nieprzystosowane miejsce pracy. Brak ergonomicznego biurka, oprogramowania wspierającego czy dostępnej toalety może zniechęcić pracownika już pierwszego dnia.
   Rozwiązanie: zapytaj pracownika, czego potrzebuje. Czasem wystarczy drobna zmiana, która może podlegać refundacji PFRON.
4. Brak elastyczności w organizacji pracy. Pracownicy z niepełnosprawnością często potrzebują czasu na rehabilitację czy wizyty lekarskie. Sztywne godziny pracy mogą stać się dla nich barierą.
   Rozwiązanie: ustal elastyczne godziny lub możliwość pracy zdalnej. To się sprawdza w praktyce.
5. Niedoinformowany zespół. Brak rozmowy z pozostałymi pracownikami rodzi niepotrzebne napięcia. Zespół nie wie, jak reagować, więc zaczynają się domysły.
   Rozwiązanie: zorganizuj krótką rozmowę lub szkolenie dla zespołu.

Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną? 8 rzeczy, które musi zrobić pracodawca

✅ Zweryfikuj orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.
✅ Zgłoś pracownika do ZUS.
✅ Zgłoś pracownika do PFRON.
✅ Rozlicz się z PFRON.
✅ Sprawdź, czy możesz skorzystać z dofinansowania do wynagrodzenia.
✅ Oceń, czy stanowisko pracy wymaga dostosowania i złóż wniosek o refundację.
✅ Poinformuj zespół i zadbaj o przyjazną atmosferę.
✅ Zadbaj o elastyczne rozwiązania (grafik, home office).

Źródła

1. Ustawa https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000913/O/D20250913.pdf
2. Dofinansowanie do wynagrodzeń https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/najczesciej-zadawane-pytania-w-sprawie-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/
3. SODiR https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/aktualnosci-sodir/
4. PFRON aktualna wysokość dofinansowania https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/wysokosc-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/
5. MRiPS https://niepelnosprawni.gov.pl/baza-wiedzy/zatrudnienie-osob-niepelnosprawnych/uprawnienia-pracodawcy-zatrudniajacego-osobe-niepelnosprawna/dofinansowanie-do-wynagrodzen-osob-niepelnosprawnych/
6. IPiSS, Dostosowanie miejsca pracy a racjonalne wsparcie https://www.ipiss.com.pl/wp-content/uploads/2025/03/uwarunkowania-i-dobre-praktyki-1.pdf
7. PFRON, Refundacja wyposażenia stanowiska https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wyposazenie-stanowisk-pracy/

FAQ – najczęstsze pytania pracodawców o zatrudnianie osób z niepełnosprawnością w 2025 roku